Excel plný jmen. E-maily rozesílané ručně. Účastníci, kteří se ptají, kde se jim zatoulala vstupenka. Prostoje u vchodu, protože někdo tvrdí, že zaplatil, ale v seznamu není. A vy? Místo toho, abyste se věnovali tomu, v čem jste dobří, řešíte administrativu navíc. Nebo ji v lepším případě delegujete na jiného nešťastníka.

Neseme dobré zprávy. Vyladili jsme funkci, která všechno tohle řeší.

Do adminu SA5 jsme připravili modul Události a vstupenky. Řešení, které automatizuje a usnadňuje vše. Od prodeje a generování vstupenky až po odbavení účastníka. Žádné ručně vedené tabulky na více místech. Žádné zapomenuté e-maily. Jen hladce a svižně fungující systém, který vám rozváže ruce.

Kde funkce oceníte

Pokud organizujete cokoliv, kde se lidé registrují, platí a kam přicházejí. A vy potřebujete všechno spravovat on-line:

z jednoho místa,
s detailním přehledem,
s generováním vstupenek,
s možností slevových kupónů,
se zákaznickými účty.

Školení a konference

Desítky nebo stovky účastníků, složité programy, různé dny a workshopy. Potřebujete mít přehled, kdo přijde kam a kdy. A potřebujete, aby se systém postaral o zbytek. Třeba i o to, aby měli registrovaní přístup ke speciálnímu on-line obsahu.

Náš klient Tiyo každoročně pořádá odborný seminář. Dříve vše vyřizovali ručně…, vyplněné poptávkové e-maily, tabulky, propiska, vytištěné seznamy. Teď? Jednoduché e-shopové řešení s modulem Události a vstupenky, díky kterému mají přehled o objednávkách, registrovaných a zákaznických účtech.

To, že klient z jednoho místa přehledně spravuje objednávky na událost, je samozřejmost. Řeší zde zákaznické účty, slevové kódy nebo klidně automatické generování qr kódu.

Jakub Tajstra

Programátor

On-line webináře a kurzy

Prodáváte celý kurz nebo jednotlivé lekce? Pořádáte víc webinářů zároveň? Chcete, aby se účastníkům automaticky zaslaly přístupové údaje? Aby po dokončení dostali certifikát? Tohle všechno zvládnete.

Addconsulting nabízí pravidelně desítky odborných školení. Nový web nepřinesl jen vizuální změnu. Aktuálně si teď klient v adminu spravuje jednotlivá školení na jednom místě, generuje certifikát nebo zpřístupňuje dokumenty.

Co modul Události a vstupenky dokáže

Pojďme k jádru věci. Off-line akce. On-line webináře. Hybridní konference. Jednodenní workshop nebo měsíční kurz rozložený do samostatných lekcí. Systém si poradí se vším.

Vytvoříte událost v adminu SA5, nastavíte termíny, kapacitu, typ akce. Hotovo. Vše je na jednom místě. Bez skákání mezi různými nástroji nebo stohy papíru.

Prodej vstupenek? Jako prodej bot

Vstupenka se v našem systému chová jako produkt v e-shopu. To znamená: plná integrace s košíkem, platební bránou, transakčními maily, sledováním objednávek.

Zákazník si může koupit víc vstupenek najednou a rovnou vyplnit údaje o všech účastnících. Vyhnete se přeposílání e-mailů nebo dotazování se, kdo vlastně přijde. HR manažer nakoupí 20 vstupenek na školení, vyplní jména kolegů. Vyřízeno.

A když už mluvíme o detailech: systém hlídá kapacitu v reálném čase. Pokud zbývá posledních 5 míst, nikdo nekoupí šesté.

PDF vstupenky podle vás

Necháte si graficky připravit vlastní šablonu. Vaše barvy. Vaše logo. Váš styl. Nahrajete ji do SA5. Definujete, kde se má objevit jméno účastníka, datum, čas, QR kód, případně číslo sedadla.

A pak? Nic. Systém vše udělá za vás. Po zaplacení objednávky se vstupenka automaticky vygeneruje a odešle e-mailem.

Stejný princip funguje i pro certifikáty o absolvování. Po skončení školení nebo kurzu systém vygeneruje a rozešle certifikáty těm, kdo se zúčastnili. Automaticky.

QR kódy, apka a check-in u vstupu

Každá vstupenka může dostat unikátní QR kód. Mobilní aplikace, kterou dokážeme dodat jako součást řešení, ho načte během vteřiny. V praxi to znamená, že se vyhnete frontám u registračního stolu, papírovým seznamům nebo ověřování totožnosti.

E-mailová komunikace na autopilota

Nastavíte si automatické e-maily pro různé fáze akce. Plně napojené třeba na e-shop. Změníte stav objednávky a zákazník dostane transakční mail s konkrétní informací. Můžete použít jednoduché textové e-maily. Nebo si připravit vlastní HTML šablony třeba v Ecomailu a vložit je do systému.

Navíc rezervační systém, který si sám poradí

Rezervační systém umožňuje účastníkům vybrat si konkrétní termín nebo místo přímo při registraci na akci. Funguje to dvojím způsobem. Buď si lidé vyberou z předem připravených časů, třeba když pořádáte několik webinářů na stejné téma, nebo se termíny vytváří automaticky podle toho, co je zrovna volné. To se hodí pro rezervace návštěv servisu, exkurze nebo třeba prohlídky zámku. Systém si poradí jak s pevně danými termíny, tak s jejich automatickým generováním podle aktuální dostupnosti.

A jak to může fungovat ve vaší praxi

Scénářů mohou být desítky. Záleží na vašem byznysu a tom, co potřebujete. Pod lupou vám teď ukážeme modelový příklad.

Krok 1: Založíte událost

Otevřete SA5 admin. Sekce Správa akcí a vstupenek. Kliknete na "Přidat událost". Vyplníte název, popis, místo, datum, kapacitu. Zvolíte typ – offline, online, kurz. Hotovo.

Přehledná tabulka vám pak ukazuje všechny události na první pohled: název, termín, kapacitu, obsazenost. Můžete filtrovat minulé akce. Zobrazit podudálosti. Upravit sloupce podle potřeby.

Krok 2: Nahrajete grafiku vstupenky

Máte připravenou šablonu od grafika? Nahrajete ji jako PDF. V adminu definujete, kde se mají objevit jednotlivé prvky: jméno, datum, QR kód. Systém si zapamatuje pozice a při každé objednávce je tam automaticky doplní.

Krok 3: Nastavíte e-mailovou komunikaci

Vytvoříte e-mail se vstupenkou. E-mail před akcí. E-mail po akci s certifikátem. Každý e-mail má vlastní předmět, text, možnost vložit HTML šablonu. Odešlete si testovací e-mail. Zkontrolujete náhled. Zaškrtnete "odesílat po zaplacení". Uložíte.

Krok 4: Spustíte prodej

Událost se objeví v katalogu e-shopu jako běžný produkt. Zákazník si ji vloží do košíku. Vyplní údaje účastníků. Zaplatí. Systém okamžitě vygeneruje vstupenky. Odešle e-mail. Zaznamená rezervaci. Vy? Nemusíte dělat vůbec nic.

Proč je tohle lepší než klasické řešení

Neobjevujeme pro vás Ameriku, ale rozšiřujeme možnosti, které šetří čas a náklady. Běžně to totiž chodí tak, že se e-maily a certifikáty rozesílají ručně, používají tištěné seznamy nebo, v lepším případě, excelovské tabulky.

Modul Události a vstupenky jsme plně integrovali do SA5 CMS. To znamená, že vstupenka může fungovat jako běžný produkt v e-shopu – s košíkem, platební bránou, objednávkami.

Chcete propojit e-mailovou komunikaci s Ecomailem nebo jiným nástrojem? Připraveno. Nahrajete si vlastní HTML šablony a systém je použije.

A když potřebujete něco specifického? Modul je postavený tak, aby se dal upravit na míru. Nenabízíme rigidní řešení, kterého se musíte striktně držet. Nabízíme pevný a funkčností nabitý základ, který se přizpůsobí vašim potřebám.

‍